免費申請使用電子發票 (電子發票申請流程及費用)優缺點

 
使用電子發票(電子統一發票)，是近期主管機關推動的政策之一。以下整理了使用電子發票的優缺點，並教您如何永久免費使用電子發票。看過後就明白您的公司是否適合申請電子發票。
 
 
一、公司使用電子發票的優缺點
 
 
(一)優點
 
1.開立大量重複性發票時較省時
大量開立時，因相同資訊可以複製貼上，可節省時間。
2.有銷售明細電子檔可以下載
可透過財政部電子發票整合服務平台下載進、銷項資料媒體申報檔(只有電子發票的資訊可直接下載，其他進、銷項資料記得自己手動逐筆補上，以免受罰)，可直接匯入營業稅申報系統辦理申報作業。
 
3.節省紙本發票倉儲空間
依商業會計法第38條，各項會計憑證，除應永久保存或有關未結會計事項者外，應於年度決算程序辦理終了後，至少保存五年。其中就包含統一發票保存。
 
4.載具可節省紙張列印。
 
 
 
(二)缺點
1.增加營運成本
若找加值中心(民間企業)，首次設定費約$2,000 ~ $8,000，每年支付民營加值中心$6,000~$20,000，且需採購或租借電子發票相關設備，採購機器價約$10,000~$40,000。對規模不大的商家是筆負擔。
 
2.彈性低，且交易即時記錄於主管機關
電子發票不可以開立過去日期，且必須在48小時內上傳至平台。所有交易都會及時紀錄，即使設法刪除仍會留紀錄。
手開發票採兩個月一次做申報，兩個月內做修改較便利，日期開立較彈性。
 
3.查稅容易且快速
電子發票的雲端電子化資訊比紙本發票(1)即時、(2)完整、(3)電子化(4)且不易修改，方便國稅局查核時(1)篩選(2)勾稽(3)彙總(4)精準補稅。有使用電子發票的商家，國稅局查帳容易許多。
 
4.尖峰時段可能無法使用系統
 
財政部「電子發票整合平台」有時候會塞車，如果公司剛好趕出貨及銀行入帳等有時效性的議題，會被平台拖累，徒增交易成本或違約金。
 
 
 
 
 
 
二、電子發票申請流程
 
 
電子發票前置作業
 
 
(一)申請工商憑證
工商憑證後續授權時會使用到，可以到「經濟部工商憑證管理中心」申請，若您是第一次申請，需先準備公司印章。
 
 
 
(二)申請開立電子資格
先至「財政部電子發票整合服務平台」找到相關文件，下載「電子發票整合服務平台服務申請表」並提交國稅局申請，原則上開出的發票皆需上傳至財政部，可以下載財政部提供的軟體（Turnkey）來上傳發票，若您不了解軟體如何操作可以找加值中心幫忙。
 
 
(三)申請電子發票號碼
先至「財政部稅務入口網」下載電子發票字軌號碼申請書並提交國稅局申請，國稅局審核完成後，向所在地稽徵機關申請，通過後即可到電子發票整合服務平台取號（記得首次登入需先使用工商憑證註冊），獲得電子發票整合平台帳密、發票字軌取號權限。
 
 
 
(四)自行申請時間:2~3週 | (民間企業)申請時間:1週
 
 
 
三、永久免費使用電子發票
 
若您的電子發票只需開立B2B與B2G，B2C發票另外開立(例:B2C用紙本發票)，可直接跟財政部申請電子發票，在財政部電子發票整合服務平台操作，即可免費使用電子發票喔。
 
財政部電子發票整合服務平台請點我
https://www.einvoice.nat.gov.tw/
 
 
四、電子發票Q&A
什麼是電子發票呢?
依據財政部「電子發票實施作業要點」電子發票就是以網際網路或其他電子方式開立、傳輸或接收之統一發票。流程如下:
 委託第三方加值服務中心代為提供電子發票系統，並介接到財政部電子發票整合服務平台(以下簡稱大平台)。
透過網路方式開立電子發票，並由第三方加值服務中心代為上傳至大平台。
已開立電子發票可存成雲端發票，也可以印出電子發票證明聯交付予消費者。
 
電子發票名詞認識
財政部電子發票整合服務平台 : 因名稱太長，通常大家簡稱為「大平台」，所有人的電子發票資訊都存放在裡面，並由「大平台」提供營業人資料申報營業稅，提供全國銷售資訊給政府，提供中獎訊息通知消費者。
第三方加值服務中心 : 因為營業人很難自行建構電子發票系統，所以通常都會委託財政部核准的第三方業者，協助提供系統並上傳電子發票至「大平台」。加值中心很多種，有的有提供店面用的POS機，有的使用IPAD等行動裝置開立，有的使用電腦網頁開立，可以選自己喜歡的。
國稅局 : 電子發票系統由加值中心提供並上傳，但電子發票字軌由國稅局核發，通常加值中心會一條龍一併向國稅局申請字軌。
電子發票字軌號碼 : 電子發票跟紙本發票一樣會有號碼，所以一樣要預先申請固定的數量，若到時不夠用要再額外申請。
空白字軌上傳 : 每期未使用到的空白字軌號碼需要上傳到大平台，有的加值中心會幫忙上傳。
電子發票證明聯 : 大家在超商取得的「二維條碼憑單」，主要是證明你擁有這張電子發票，可以憑以兌獎。
雲端發票 : 真正意義上的無紙化，可透過各式載具紀錄之。實務上只對個人消費者有幫助。
載具 : 各種用來存放雲端發票的專屬工具，例如 : 「悠遊卡」、「某某會員卡」等。
共通性載具 : 供買受人使用於所有開立雲端發票營業人之載具，像是「手機條碼載具」、「自然人憑證載具」。
歸戶 : 將各式「載具」之雲端發票資訊，固定連結至「共通性載具」裡，以便統一對獎。
 
電子發票申請流程
要有工商憑證 : 可在經濟部工商憑證管理中心申請之，用來在「大平台」上操作與授權其它管理者，也需用來授權專業代理人(會計事務所)下載電子發票資訊，以順利申報營業稅。
選擇加值中心 : 加值中心非常多，可在大平台加值中心名單裡找適合自己的。有買斷制、月租制、流量制的，有需另購POS機、收機台的，也有只用電腦網頁或行動裝置開立電子發票的。可依自己是店面或無店面，決定需不需要實體機器。可依自己的用量，決定是否要採流量制。
向國稅局申請電子發票字軌號碼 : 電子發票字軌號碼申請書表連結，因為大部份內容都要由加值中心準備，所以通常加值中心會一條龍連字軌一起申請，營業人主要是必須決定自己要申請的每期字軌組數要多少組呢? 一期是兩個月的量，一組是50張電子發票，建議可以多抓20%的量，以防臨時不夠來不及申請新的。
平台註冊 : 以「工商憑證」或「帳號密碼」登入「大平台」完成營業人註冊作業。
憑證登錄字軌取號配號 : 每期登錄「大平台」申請取得新一期的字軌號碼，約一小時後取得配號結果。
開始開立 : 將下載的字軌號碼，透過加值中心開立、傳輸、上傳、作廢、折讓等。
上傳空白字軌 : 每期未使用完的號碼，須上傳至「大平台」，有的加值中心會自動上傳。
下載媒申檔 : 每期可自行或授權事務所下載檔案，以利申報當期營業稅。
 
電子發票常見問題如下:
 
什麼是B2G、B2B、B2C呢?
B2G : 企業與政府間透過電子商務的方式進行交易。
B2B : 企業與政府間透過電子商務的方式進行交易。
B2C : 企業透過網路傳輸方式開給個人的交易模式。
大部份營業人都是選擇B2C模式，因為B2C除了開給個人外，只要輸入統編也可以開立公司。而申請B2C也沒有限制申請的行業別，只要符合以下條件即可申請B2C。
 
「無積欠已確定之營業稅及罰鍰、營利事業所得稅及罰鍰。」
「同意於開立電子發票後四十八小時內上傳整合服務平台留存。」
「可正確掌握買受人基本資訊」，即對該非營業人之姓名、手機號碼或電子郵件帳號等聯絡方式及寄送地址等基本資料，均全面建檔並可即時更新之營業人，就可以依作業要點規定申請「營業人與非營業人交易使用電子發票」。